Tips & Tricks
Werkzaamheden evenementen organisatie
Bedenk vooraf:
- doelstelling van uw event
- doelgroep voor uw event
- soort event
- beschikbaar budget
- actielijst van wat er gedurende het traject moet gebeuren
- inschatting benodigde uren maken
- besluit: zelf doen of uitbesteden
Organiseer:
- datum van uw event
- een passende locatie
- de inhoud van het programma
- het tijdschema programma
- benaderen dagvoorzitter, sprekers, entertainment
- benodigde techniek, catering, inrichting/sfeer, vervoer et cetera
- zo nodig een evenementenverzekering
- de planning voor het uitnodigingstraject
- het registratietraject
- een goede database van genodigden (en pers)
- zo nodig hostessen
Communiceer:
- een Save the Date
- uitnodiging
- zo nodig reminder
- via Social Media
Het is bijna zover:
- het maken van een draaiboek
- script schrijven
- bevestigingen versturen aan genodigden
- programmaslides maken
- het maken van naambadges
- garantie aantallen
- deelnemerslijsten
- zo nodig tafelbordjes, bewegwijzering
- locatiecheck
Evenement:
- opbouw van het event
- registratie en ontvangst genodigden
- tijdschema bewaken
- coördinatie van de dag
- afbouw van het event
Nazorg:
- verslaglegging event
- afronden registratie genodigden
- financiële afhandeling facturen
- evaluatie genodigden
- meten rendement event
- evaluatie team
Denk ook aan:
- vergunningen
- sponsoring
- standbouw
- feestconcept
- partnerprogramma
- vervoer
- abstracts
Evenementencoach, evenementen coach, eventcoach of event coach, het maakt niet uit hoe u ons noemt, als de betekenis maar duidelijk is!